Do’s & don’ts bij online meetings

Sinds kort zijn online meetings – via Zoom of Google Hangouts – het nieuwe normaal. Nu de anderhalvemeter-economie langzaam ons collectieve bewustzijn binnenwandelt, zou dat online contact houden met collega’s wel eens langer kunnen blijven dan gedacht. Maar je bijdrage leveren, iemands reactie peilen en goed focussen met een scherm ertussen, is andere koek dan live de wekelijkse plannen doornemen. Drie tips om het maximale uit jouw online meetings te halen, die ook handig zijn voor face-to-face vergaderingen.

Boven gaat een deur open, gestommel op de trap. Met de laptop onder zijn arm geklemd staat mijn vriend weer in de woonkamer. Einde van de werkdag; woon-werkverkeer duurt tegenwoordig een halve minuut. Hij kijkt zowat scheel. “Gaat het?” vraag ik. “Ik weet niet wat zo’n scherm met me doet, maar ik heb vandaag zo’n vijf uur online vergaderd en ik ben ka-pot.” Hij is niet de enige. Natuurlijk, er is een verband tussen langdurig naar je scherm turen en klachten als hoofdpijn en branderige ogen, onder andere omdat je achter een scherm minder knippert. Maar er zijn meer redenen waarom de aandacht in een online meeting sneller verslapt. Des te belangrijker dat jouw bijdrage aan een online vergadering inhoudelijk goed in elkaar zit, zodat je gesprekspartners bij de les blijven. Hierbij drie tips:

Tip 1: Houd het simpel

Natuurlijk is het fijn om aan het begin van een overleg de broodnodige smalltalk met je collega’s uit te wisselen. Maar zodra het over de inhoud gaat is het advies: cut to the chase, houd het simpel. Hierbij is voorbereiding het toverwoord. Dat geldt eigenlijk voor iedere meeting. Maar nu we veelal op online zijn aangewezen, des te belangrijker. Zet vooraf op papier wat je bij wilt dragen aan deze vergadering. Een handige tip hierbij: vat jouw aandeel of inzet voor deze meeting in één zin samen. Oftewel: wat is jouw kernboodschap? Als je meer dan drie zinnen nodig hebt, moet je snoeien in je verhaal.

Tip 2: Wees concreet

“We moeten juist nu zichtbaar blijven. Laten we toewerken naar die stip op de horizon.” Ehm… welke horizon? Onze taal wordt steeds vaker opgeleukt door dit soort vaagtaal en toverwoorden als ‘betrokken’ of ‘integraal’. Maar wat bedoelen we daarmee? Het advies dat wij als public speaking coaches het vaakst geven als het gaat om zakelijke communicatie, is het wegsnoeien van wollig taalgebruik. Goede maatstaf: wees zo helder zodat je neefje van tien het begrijpt. Het gebruik van duidelijke, simpele woorden doet niets af aan je autoriteit. Sterker nog, het draagt bij aan je competentie, omdat het je hiermee complexe zaken simpel kunt verwoorden. Hierdoor is er minder ruimte voor ruis en verschillende interpretaties. En als je dan toch genoodzaakt bent om een containerbegrip als ‘innovatief’ te gebruiken, geef er dan een concreet voorbeeld bij.

Tip 3: Betrek je emotie

Op het moment dat je met elkaar in een ruimte zit en elkaar ziet, is dat voor de meeste mensen een barrière om uit te tunen en een stimulans om in ieder geval te doen alsof je oplet. Maar zodra iedereen thuis achter een scherm zit, kan het best verleidelijk zijn om tussendoor even je online boodschappen te doen. Dat gebeurt gegarandeerd sneller als je een gesprekspartner hebt die met weinig bevlogenheid of overtuiging de laatste agendapunten opdreunt.
Wat je hieraan kunt doen: gebruik emotie, voel iets bij wat je zegt. Als ik dit tijdens een training noem, hoor ik vaak: “Sorry, maar als ik de laatste kwartaalcijfers presenteer, voel ik daar niet per se heel veel bij.” Begrijpelijk, maar zoek dan ieder geval naar een conclusie of inzicht dat je aan die cijfers ontleent waar je wél op aan gaat. “Uit onze laatste survey onder medewerkers blijkt dat 60% zich onvoldoende gewaardeerd voelt door het management. Dat raakt mij, omdat…” zal meer binnenkomen dan een eindeloze slide met grafieken en percentages. Ga op zoek naar jouw overtuiging: waarom is dit zo belangrijk? Grote kans dat die online boodschappen niet worden gedaan en dat jouw aandeel in de online meeting blijft hangen.

Dit artikel is geschreven door Public Speaking Coach Marije Fris.

Wil jij ook leren om jezelf online krachtig te presenteren? Wij bieden verschillende online trainingen aan voor jou en je team. Klik hier voor meer informatie.