4 lessen over dagvoorzitterschap (van een acteur)
Als je bij een (sprekers)event zit, dan kan de rol van de dagvoorzitter van nogal grote invloed zijn op de sfeer van de dag. Denk je elke keer dat hij of zij opkomt: “O nee, niet weer…”, of “Ha, wat gaat hij/zij nou weer doen?”
Ik heb me van jongs af aan vertrouwd gevoeld op een podium. Vaker wel dan niet manoeuvreer ik me in de spotlights. Meestal omdat ik het leuk vind, en dikwijls omdat anderen zeggen ‘noway-ik-niet-maar-jij-bent-toch-acteur-waarom-doe-jij-het-niet?’ Ik vind het oprecht niet eng, en waarschijnlijk juist daarom vind ik het leuk. Maar dat was niet altijd zo. Toen ik op mijn 18e bij impro-cabaretgroep Op Sterk Water speelde (o.a. samen met Arjen Lubach), was ik kotsmisselijk voor elk optreden. Als ik vandaag de dag zelf in de zaal zit bij een groot event, herken ik dat dagvoorzitters vaak op het podium terechtkomen omdat ze er een aanleg voor hebben. Maar ze lijken niet altijd te beseffen hoe leuk én belangrijk hun rol is: Hieronder volgen een aantal tips die het dagvoorzitterschap leuker maken en je helpen te focussen op datgene waar je de meeste toegevoegde waarde kan creëren.
door Leander de Rooij
1. Framing
Wanneer je als dagvoorzitter een evenement opent en afsluit, heb je een enorme invloed op hoe je publiek op die dag de optredens en/of sprekers ervaart.
‘Start with a why’ – Waarom wordt dit evenement georganiseerd? Waarom juist nu? Benoem aan het begin waarom het relevant is dat iedereen hier nu tezamen is. Zo bouw je spanning en verwachting op! In je opening ligt tevens een uitgelezen kans voor verwachtingsmanagement. Is het evenement georganiseerd om een antwoord op een vraag te vinden? Of alleen om geïnspireerd te raken? Wordt publieksparticipatie verwacht? Of zijn de sprekers van een dusdanig kaliber of is het aantal bezoekers is te groot dat het past om enkel te luisteren? In je introductie zet je als het ware de spelregels neer, zodat het publiek weet waar het aan toe is. Dat geeft duidelijkheid en rust en voorkomt misverstanden.
2. Keep it real
Iedereen weet dat geen mens perfect is. Als dagvoorzitter kun je een event dragen, maar je kunt nooit de controle houden over elke gebeurtenis. Hoe groter het evenement, hoe groter de kans dat één of meerdere zaken mis zullen gaan. Je daarop voorbereiden is effectiever dan ze koste wat het kost proberen uit te sluiten.
Als er tijdens het evenement iets onverwachts gebeurt – spreker is zoek, iemand raakt zijn tekst kwijt, de techniek loopt vast – dan zal het publiek in eerste instantie naar jou kijken. Jouw reactie is bepalend voor de reactie van de hele zaal. Doe jij alsof er niets aan de hand is, dan zal het publiek zich des te ongemakkelijker voelen (er is namelijk wel wat aan de hand!). Probeer je het probleem zo snel mogelijk op te lossen maar vergeet je daarbij het publiek, dan krijgen ze het gevoel alsof ze dit niet hadden mogen zien, maar weten niet wat ze dan moeten doen. Het gevolg is dat ze hun aandacht richten op iets anders.
De kunst is: erken wat er gebeurt. Blijf rustig en deel met het publiek wat de verwachte oplossing/tijdsduur van het probleem is. Als je daarnaast in je voorbereiding hebt gezorgd dat je iets achter de hand hebt voor onverwachte situaties – een leuke anekdote, een paar vragen die je aan de zaal stelt, enz. – dan zal niemand lang blijven hangen bij het voorgevallen euvel!
3. Ken je rol
Heeft iemand ooit een dagvoorzitter gezien die nét te veel anekdotes vertelt en toevallige interessante gedachtes deelt? Ik krijg dan soms de indruk dat iemand het niet geworden is als spreker en zich als alternatief op het dagvoorzitterschap heeft geworpen. Het is als de laatste man bij een teamsport. Je wordt afgerekend op de tegenslagen, maar niemand praat over je als er wordt gescoord.
Als dagvoorzitter heb je de taak om een band op te bouwen met de zaal.
Spreekwoordelijk houd je hierdoor de vinger aan de pols.
Wanneer je het gevoel hebt dat het publiek afhaakt, kun je bijvoorbeeld zeggen: “Ik zie wat armen over elkaar, ik wil even polsen: wie van jullie is het eens/oneens met wat er zojuist is gezegd?” Mocht iemand te veel tijd nemen in zijn reactie, dan zeg je: “Interessante gedachte/vraag, hier hebben we nu geen tijd voor, maar het is een mooi onderwerp om na afloop over na te praten!”
Als het niet past om de zaal een vraag te stellen maar je voelt wel het ongemak, dan kun je zelf iets vertellen over wat je lastig vindt aan hetgeen er zojuist gedeeld is. Zo houd je de regie.
Dit hoeft werkelijk maar 2 minuten in beslag te nemen, maar het voorkomt dat je publiek voor de rest van de dag afhaakt, omdat ze zich niet gezien en gehoord voelen.
4. Focus op verdieping
In positieve zin kun je, als het publiek juist enthousiast is, mogelijk een verdieping aanbrengen. Je kunt het publiek de kans geven een reactie te geven op het verhaal of een vraag te stellen aan de spreker. “Ik zie jullie instemmend knikken, maar zou iemand iets willen delen van wat hij/zij ervan vindt?”
Zo stelde ik ooit de vraag aan een zaal: “Wie van jullie kent het gevoel dat je je gedrag wilt veranderen, maar dat het je niet alleen lukt?” Daarop viel een ijzige stilte in de zaal, niemand stak zijn hand op en iedereen keek glazig om zich heen. Waarop ik zei: “Is er niemand die ooit iets aan zichzelf heeft willen veranderen? Of is het wellicht lastig om dit te delen met anderen?” Ik stelde de vraag aan de zaal, omdat zojuist een 11-jarig jongetje met ADHD en met een schorsing boven zijn hoofd had verteld dat hij zijn gedrag had gebeterd. En dat het hem gelukt was door anderen om hulp te vragen. Omdat ik een alternatieve vraag aan het publiek stelde, werd het onderliggende gevoel bespreekbaar en gaf iemand uit de zaal terug dat “hij het wel herkende, maar het vooral zo moedig vond dat een 11-jarige dit durfde te delen voor een publiek van 300 man. Dat hij dat zelf nooit gedurfd had, en heeft.”
Het doel van het event was ‘volwassenen laten zien dat kinderen meer kunnen dan volwassenen denken.’ Door mijn vraag concludeerde de desbetreffende toeschouwer dat onze missie dus geslaagd was.
De kern is: De ervaring van het publiek staat centraal. Het event is geslaagd wanneer het publiek zich gezien en gehoord voelt en geïnspireerd raakt. Dan maakt het niet uit of iedereen het met elkaar eens is of niet, dan is het een dag waarop er een gezamenlijke verdieping is bereikt in een belangrijk onderwerp of thema. Je rol als dagvoorzitter is om dat te faciliteren.
Leander de Rooij is directeur en dagvoorzitter bij Talkx – Sprekend Kind en is gespreksleider bij Het Goede Gesprek. Hij is opgeleid als acteur aan de Arnhemse Toneelschool en is werkzaam als trainer en coach bij Great Communicators.